I knew I'd find you at your desk En 20 lignes gérer ses emails gif

Gérer efficacement sa boîte mail professionnelle (30 minutes/jour ou moins) consiste:

1/ avant tout à limiter ses emails à certains rôles bien définis et à exclure toutes ses autres fonctions (ex.: stockage de documents avec Google Drive ou Dropbox, notes avec Evernote, fixation de rendez-vous avec Doodle et un partage d’agenda, recueil d’avis ou commentaires avec Tricider, etc.) pour ne pas se retrouver noyé sous les informations, notamment les « marqués non lus » et les libellés:

  • centraliser ses mails sur une seule boîte mail (Gmail recommandée)
  • se désabonner des newsletters, pubs et notifications que vous ne lisez pas
  • favorisez les libellés d’action (en suivant la méthode GTD pour « getting things done« ) si une réponse immédiate n’est pas possible: « à faire », « à relancer », « à relire au calme » (pour les mails nécessitant un temps de réflexion)…
  • créer d’une part des listes de diffusion si certains groupes de personnes prédéfinis sont souvent destinataires des mêmes messages, d’autres part des mails types (Paramètres > Labos > « Réponses standardisées » sur Gmail) pour les réponses similaires (ne serait-ce que les trames « Bonjour, … Bien cordialement » + votre signature en fonction du type de destinataire)
  • apprendre à dire non, en particulier à mettre fin aux échanges qui peuvent se faire par d’autres moyens s’ils sont plus efficaces (téléphone, Skype…)

2/ à favoriser la concentration dans la consultation et le traitement des emails entrants en considérant cette activité comme une tâche à part entière,

  • s’accorder chaque jour un ou deux moments dédiés à cette activité, plus une heure par semaine le cas échéant pour repartir d’une boîte de réception vide
  • sauf exception, à réception des mails, agir, classer (sans marquer comme non lu) ou supprimer: ne relisez pas 10 fois un mail en reportant l’action à accomplir à partir de ce mail

3/ à savoir se consacrer à ses autres tâches sans interruption liée à la gestion de ses emails: vous avez pris le temps de vous occuper de vos emails, prenez le temps de vous occuper du reste!

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